Consejos para crear una plantilla de factura eficaz

Una factura es la promesa de un futuro pago en efectivo por bienes entregados o servicios prestados. Si diriges una empresa B2B, es probable que envíes docenas de facturas a tus clientes cada semana. Al fin y al cabo, su flujo de caja depende de que esas facturas se paguen. Pero de todas las facturas que envía, ¿Cuántas se pagan realmente a tiempo?

Al parecer, sólo el 63% de las facturas se pagan a tiempo, según un estudio reciente. Y una de las principales razones de los retrasos en los pagos proviene de las autozone facturación con instrucciones poco claras, lo que empuja a los clientes a dejarlas de lado en lugar de pagarlas inmediatamente. Para evitarle la molestia de tener que lidiar con retrasos en los pagos debido a facturas poco claras, nos gustaría compartir algunos consejos para redactar facturas eficaces:

Asegúrese de que es fácil de entender

Para empezar, si la factura es sencilla, los clientes sabrán exactamente lo que se les va a facturar. Enumera los productos o servicios de forma que el cliente pueda entenderlos fácilmente; por ejemplo, en lugar de enumerar tus productos, escribe el nombre del producto completo (vestido rojo, talla media para primavera/verano ’15) para que tu cliente sepa exactamente lo que ha pedido de un vistazo.

Del mismo modo, poner el logotipo de tu empresa en un lugar destacado (la esquina superior derecha en nuestro caso) ayuda a tus clientes a identificar tu negocio. Además, al personalizar su factura con el logotipo de su empresa, dará un aspecto más profesional.

Cuando envíes una factura, querrás asegurarte de que la ve y la procesa la persona adecuada. Al dirigir una factura, algunos errores comunes son:

a) Enviarla a la persona equivocada
b) Enviarla a demasiadas personas

En primer lugar, si diriges la factura a tu contacto en el lado del cliente, pero sufres constantemente retrasos en los pagos, es posible que quieras consultar con él quién es el encargado de pagarte dentro de la empresa de tu cliente. Es probable que tu contacto envíe diligentemente tu factura al equipo financiero, pero podría estar perdida y olvidada en la bandeja de entrada de este último.

En segundo lugar, si envías la factura a más de una persona, también corres el riesgo de que todo el mundo la deje de lado, ya que todos asumen que otra persona se encargará de ella.

Aclare las condiciones de pago

Sin embargo, establecer unas condiciones de pago Net-30 no significa que vayas a cobrar definitivamente a tiempo. La mayoría de los deudores pagan con dos semanas de retraso, independientemente de si los plazos de pago son inmediatos o a 30 días. Por ello, si cobrar en 30 días es fundamental para el flujo de caja de su empresa, reducir los plazos de pago puede ser una buena manera de asegurarse de cobrar a tiempo.

Al fin y al cabo, si has hecho todo lo posible para proporcionar a tus clientes bienes y servicios de acuerdo con sus plazos, es justo que ellos también te paguen puntualmente.

En nuestra plantilla de factura, hemos creado una sección titulada “Notas” en la que puedes aclarar las condiciones de pago, así como añadir incentivos por pago anticipado y cargos por demora (pero hablaremos de ello más adelante).

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